איך להתמודד עם תהליכי בירוקרטיה ארוכים ומתישים?

איך להתמודד עם תהליכי בירוקרטיה ארוכים ומתישים?

המילה 'בירוקרטיה' מעלה ברובנו תחושה של צמרמורת קרה. טפסים, ניירת, חתימות ואישורים – נראה שלסבך הבירוקרטי בישראל אין סוף, וכמעט שאין פעולה שאנו רוצים לקיים מול גוף ממשלתי שאינה דורשת מאיתנו להשקיע זמן ואנרגיה יקרים במאמץ לפענח מה בדיוק נדרש מאיתנו ואיך עושים את זה.

כמה שננסה להתחמק מזה, לעיתים לא נותרת לנו ברירה אלא לצלול עמוק אל תוך ים הניירת ולקוות שנצא כמנצחים מן הצד השני, עם האישור או החתימה הנכספים ביד. ישנם תהליכים בירוקרטים ארוכים וסבוכים כל כך, שנדרשים שבועות ואפילו חודשים כדי לסיים אותם. אם אתם עומדים בפתחו של תהליך כזה, ואתם מרגישים שאתם הולכים לאיבוד, הגעתם למקום הנכון. קיבצנו בשבילכם ארבעה טיפים שיעזרו לכם לצלוח את המסע. 

קודם כל תנשמו

אם המוח שלכם מתחיל להשתולל ואתם מרגישים שאתם נכנסים לחרדה, התחילו בלקחת נשימה עמוקה. הזכירו לעצמכם שמדובר בלא יותר מהליך טכני שעליכם להתמודד איתו. החיים של אף אחד לא תלויים בכם, ויש בחוץ המון מידע שיכול לעזור לכם. זהו תהליך עם התחלה וסוף, ואם תתנהלו איתו נכון אין סיבה שלא תוכלו לסיים איתו ולהשאיר אותו מאחוריכם במהירות.

התייעצו עם מביני דבר

לפני שאתם צוללים פנימה, קחו צעד אחורה ונסו לחשוב אם אתם מכירים מישהו שמבין בתחום, או כזה שכבר עבר את ההליך הזה בעצמו. קבעו פגישה מסודרת עם האדם הזה שבה תקדישו את הזמן לנושא הנידון ותבינו מה נדרש מכם. אופציה נוספת היא לשכור את שירותיו של בעל מקצוע העוסק בתחום. ישנן אפילו חברות שכל תפקידן הוא לסייע לאנשים בתהליכי בירוקרטיה שהם לא רוצים לנהל בעצמם.

חלקו את המשימה לחלקים קטנים

כשמסתכלים על כל התהליך כולו, זה עשוי להיות מציף ולהרגיש פשוט בלתי אפשרי. קחו דף ועט וחלקו את התהליך לחלקים קטנים ככל האפשר, כולל תתי סעיפים אם יש צורך. בצורה זו תצטרכו להתמודד רק עם משימה אחת בכל פעם. 

הקדישו זמן קצוב מראש

קבעו זמן ביום או בשבוע שבו אתם מתעסקים בנושא, וביתר הזמן נסו להסיר אותו ממחשבותיכם. כך תמנעו מעצמכם להרגיש מוצפים או שקועים במחשבות על העניין, על הזמן.